Análisis de los métodos de control y registro de mercancías.

Los métodos de control y registro de mercancías se dividen en 3.

1) Procedimiento global o de mercancías generales.

2) Procedimiento analítico o pormenorizado

3) Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.

*** Procedimiento global o de mercancías generales.***

José Claudio Guerrero en su libro Contabilidad 1 (2014) nos indica que el procedimiento global "consiste en llevar el registro de las operaciones de compra y venta de las mercancías en una sola cuenta que se denomina mercancías generales".

Imagen obtenida de Contabilidad 1 de José Claudio Guerrero (2014) pág. 144

De acuerdo al texto de Contabilidad 1 de José Claudio Guerrero (2014), y en base al cuadro anterior, se puede explicar que el registro de los precios de compra y venta se ingresan en la misma cuenta, por esta situación los saldos finales no tienen un significado preciso debido a que no se conoce la utilidad o pérdida durante el ejercicio por ello es que se debe realizar un inventario que podrá proporcionar un ajuste y en base a ello poder determinar si hubo ganancias o pérdidas durante todo el ejercicio.

El gran inconveniente de este método es que NO hay un desglose de las diferentes cuentas que participan en el registro.

*** Procedimiento analítico o pormenorizado. ***

Según Guerrero (ya citado, 2014) este método "consiste [...] en abrir una cuenta para cada uno de los conceptos afectados por las operaciones realizadas directamente con mercancías".

Como se puede ver en el cuadro extraído del libro ya citado de Guerrero (2014), se indican las cuentas que son registradas en este tipo de procedimiento. 

A continuación se explica, basándonos en el libro Contabilidad 1 (ya citado, 2014) para explicar lo que significa cada cuenta.

Inventarios: es un saldo histórico, es el registro de mercancías del periodo anterior.

Compras: es saldo deudor. 

Compras + gastos de compras = compras totales

Compras totales - devoluciones sobre compras - rebajas sobre compras = compras netas.

Gastos de compras: saldo deudor. Representa todos los gastos anexos a la mercancía (fletes, seguros, aranceles, maniobras, etc.). Al final del ejercicio se traspasa a compras.

Devoluciones sobre compras: saldo acreedor. Mercancía devuelta al proveedor, al final del ejercicio se traspasa a compras.

Rebajas sobre compras: saldo acreedor. Reembolso efectuado por el proveedor, al final del ejercicio se traspasa a compras. 

Ventas: saldo acreedor. 

Ventas - devoluciones sobre ventas - rebajas sobre ventas = ventas netas.

Devoluciones sobre ventas: saldo deudor. Mercancía devuelta a la entidad, al final del periodo se traspasa a ventas.

Rebajas sobre ventas: saldo deudor. Bonificación que se hace sobre las ventas, al final del periodo se traspasa a ventas.

Al final del ejercicio se debe realizar un inventario físico, el inventario físico final será el inventario inicial sel siguiente ejercicio.

*** Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos. ***

Como dice Guerrero en su libro Contabilidad 1 (ya citado, 2014) "este procedimiento [...] proporciona información rápida, [...] nos proporciona a través de la cuenta de almacén las existencias en unidades y en valores monetarios en forma inmediata". 

Como se ve en la tabla tomada del libro ya citado, en este procedimiento solo se usan 3 cuentas. 

Se explican los apartados usados en cada cuenta.

Almacén: espacio físico donde se guardan las mercancías.Su saldo es deudor y se ingresa con el costo en que las mercancías fueron adquiridas.

En el caso de empresas industriales.

Almacén de materias primas. Donde se almacenan los insumos básicos antes de su transformación.

Almacén de artículos terminados. Aquí se almacenan los productos ya procesados para su posterior venta.

Costo de ventas: saldo deudor, se carga al precio que sale del almacén.

Ventas: saldo deudor, aquí se registran las ventas a crédito y de contado. Absorbe el costo del producto, gastos de operación y margen de utilidad.

Como indica el autor en el libro usado como base, este método tiene la ventaja de que se puede conocer rápidamente el inventario, se observa el costo de la mercancía vendida, se reconocen enseguida las utilidades o pérdidas y se descubren los errores y malversaciones de los inventarios.

En resumen.

La tabla arriba presentada muestra el resumen de los 3 tipos de registro o control de mercancías.

Después de basarme en el libro de José Claudio Guerrero al cual he citado en varias ocasiones he de expresar mi opinión. 

Haciendo un breve análisis incluyendo ventajas y desventajas de los 3 tipos de registro de mercancías. 

El global solo muestra números sin diferenciar los diferentes costos de compras y ventas por lo cual no se lleva a cabo un registro correcto acerca de las cantidades netas obtenidas en el proceso comercial, sin embargo se lleva un orden en el manejo de las entradas y salidas de dinero en una sola cuenta, la gran desventaja es que para poder hacer el ajuste y determinar las utilidades o pérdidas se necesita forzosamente la toma de un inventario físico. 

El analítico es muy específico y cada cuenta auxiliar muestra a dónde se fue el monto registrado con lo cual se puede determinar en qué se está fallando sin embargo es demasiado detallado y hay que llevar un verdadero control de todos los movimientos contables y al igual que el anterior requiere la toma de un inventario físico una vez terminado el ejercicio correspondiente. 

En el continuo es más sencilla su implementación, ahorra la toma de inventario físico y para fines muy prácticos nos indica la utilidad/pérdida y la cantidad de mercancía existente en el almacén lo cual a su vez ayuda a realizar las compras de manera más efectiva para poder tener la mercancía disponible para el cliente.

En mi experiencia laboral he visto en acción los 3 métodos descritos anteriormente.

En una empresa de la cual formé parte no tenía mucha variedad de productos pero la rotación del producto era bastante alta al igual que el flujo de efectivo sin embargo se utilizaba el método global. Si en esa empresa se implementara algún otro tipo de registro de mercancías, quizás, las utilidades serían mucho mayores, de igual forma, en el tiempo que estuve ahí noté que existían demasiados errores al momento de la entrega de mercancía, se daba un material por otro o en cantidades que no eran las facturadas y no ocurría nada.

Otra empresa tenía una amplia gama de productos y una amplia rotación de material, aunque el flujo de efectivo era menor que la empresa mencionada anteriormente, por esta situación había un grupo de contadores que utilizaban el método analítico mientras que los encargados, personal de compras y almacenistas usaban el método continuo. En ese lugar, pese a que era un autoservicio, el inventario era fidedigno en un 97-98% y si había algún error en él, se recurría rápidamente a los auxiliares de inventarios para corregir el inconveniente y solucionar el fallo en el registro (entrada de un artículo/salida del otro o baja del artículo), así de esta forma se trataba de contar con un inventario certero.

La diferencia entre las utilidades y el resultado de ambas empresas mencionadas era el método implementado en el ejercicio contable de cada una de ellas ya que en la segunda se aplicaba de forma más eficaz el control y registro de compra/ventas y almacén.

Bibliografía. 

Guerrero, Reyes, José Claudio. Contabilidad 1, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, https://ebookcentral.proquest.com/lib/ieusp/detail.action?docID=3228957.